Koszt zatrudnienia pracownika

Polskie prawo zezwala na zatrudnienie pracownika na umowę o pracę, lub zawarcie z nim umowy cywilno-prawnej zlecenia lub o dzieło. W zależności od specyfiki wykonywanych czynności. Każda z tych umów wymaga podjęcia innych kroków i generuje odmienny koszt zatrudnienia pracownika. Warto więc porównać je ze sobą i sprawdzić, jak je należy zawrzeć i ile trzeba za nie zapłacić.

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę

Pracodawca, który chce zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę, musi wykonać szereg kroków, aby wywiązać się z obowiązków określonych polskim prawem. Przede wszystkim, należy z zatrudnianą osobą zawrzeć pisemną umowę o pracę. Prawidłowy dokument musi określać rodzaj pracy, która będzie wykonywana na rzecz firmy. Może to być nazwa stanowiska, zawodu, lub określenie specjalności zawodowej. Często w umowie określa się również zakres obowiązków pracownika.

Umowa musi również określać wymiar czasu pracy. Czyli może to być albo cały etat, albo jego część. W przypadku, gdy pracownika zatrudnia się w niepełnym wymiarze, trzeba również określić limit godzin pracy. Po przekroczeniu którego, pracownik otrzyma dodatek za nadliczbowe godziny wykonywania pracy. W umowie zamieszcza się również termin, od którego zatrudniony rozpocznie wykonywanie pracy na danym stanowisku. Na dokumencie trzeba też zamieścić wysokość wynagrodzenia wraz z rozpisaniem go na poszczególne składniki.

Ostatnią pozycją na umowie będzie miejsce jej wykonywania. Czyli albo siedziba pracodawcy, albo dany obszar, w ramach którego będą wykonywane zadania związane z pracą (np. w przypadku monterów lub handlowców).

Pracodawca musi również dać swojemu zatrudnionemu skierowanie na badania lekarskie, które potwierdzą jego zdolność do wykonywania wyznaczonej roli. A następnie wysłać go do placówki medycznej, z którą firma ma podpisaną umowę. Nowy pracownik powinien także przejść szkolenie BHP związane zarówno z zagadnieniami ogólnymi. Związanymi z Kodeksem Pracy, jak i specyfiką pracy na danym stanowisku.

W ciągu tygodnia od daty zatrudnienia, pracodawca musi zgłosić swojego pracownika do ZUS na druku ZUS ZUA i rozpocząć opłacanie obowiązkowych składek. Warto tu sprawdzić, czy dana osoba nie jest zwolniona z pewnych typów składek.

Zatrudnienie wykonawcy na umowę zlecenie

Umowa zlecenia polega na powierzeniu zleceniobiorcy wykonania danej czynności. W wyznaczonym terminie, oraz zobowiązaniu się zleceniobiorcy do jej właściwego wykonania. Specyfika tego kontraktu pozwala na możliwości przekazania obowiązków osobie trzeciej. Pod warunkiem zachowania należytej staranności. Teoretycznie można ją zawierać również ustnie, ale w praktyce najlepiej będzie zachować formę umowy pisemnej. Trzeba pamiętać, że umowa cywilno-prawna, jaką jest zlecenie. Regulowana jest przepisami Kodeksu Cywilnego, a nie Kodeksu Pracy.

Umowa zlecenia musi precyzyjnie określać jej strony oraz termin i zakres czynności, których dotyczy dany kontrakt. Warto jak najbardziej szczegółowo opisać zlecenie, żeby uniknąć nieporozumień i niejasności związanych ze specyfiką wykonywanych czynności. Zwykle zapisuje się w niej również kwotę, na jaką opiewa dane zlecenie. W umowie można również odliczyć koszt uzyskania przychodu – obecnie jest to 20%. W przypadku umowy zlecenia płatność nie musi mieć miejsca co miesiąc. Gdyż można umówić się na inne warunki rozliczania, np. co tydzień, lub po zakończeniu danego zlecenia.

Warto zwrócić uwagę na to, czy trzeba będzie opłacać składki ZUS na rzecz danego zleceniobiorcy. Gdyż ten obowiązek uzależniony jest od zatrudnienia wykonawcy w innej firmie, lub wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Zleceniodawca musi zgłosić swojego wykonawcę do ZUS na formularzu ZUS ZUA. Powinno to nastąpić ciągu tygodnia od dnia rozpoczęcia wykonywania przez niego danego zlecenia.

Zawarcie umowy o dzieło z wykonawcą

Umowa o dzieło to rodzaj kontraktu cywilno-prawnego, w którym zleceniodawca zamawia wykonanie pewnego zadania. Natomiast wykonawca podejmuje się jego realizacji. W przeciwieństwie do umowy zlecenia, zasadniczą rolę odgrywa tu nie tyle wykonywana czynność, co jej rezultat końcowy. Wprawdzie umowę o dzieło można zawierać ustnie, ale warto zrobić to w formie pisemnej.

Na umowie określa się obie strony kontraktu i opisuje rezultat, którego dotyczy umowa, oraz termin realizacji dzieła. W dokumencie warto również zamieścić ewentualne uzgodnienia stron i ograniczenia dotyczące sposobu wykonywania, odpowiedzialności czy udziału osób trzecich w projekcie. W przypadku umowy o dzieło zamawiający nie płaci składek ZUS za wykonawcę. Z wyjątkiem sytuacji, gdy wykonawca pracuje u zamawiającego na etacie. Wówczas umów o dzieło nie trzeba zgłaszać do ZUS.

Porównanie kosztów trzech typów umów dla pracodawcy

Rozważmy przykład pracownika, który został zatrudniony na pensję minimalną 2600 zł, ma powyżej 26 lat i pracuje w miejscu swojego zamieszkania. Zatrudniony otrzyma do ręki 1920,62 zł. Natomiast pracodawca będzie musiał ponieść koszt zatrudnienia pracownika w wysokości aż 3132,48 zł, aby go zatrudnić! Poza pensją brutto pracodawca musi wnieść składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy oraz FGŚP. Wyliczenia mogą się nieco różnić dla poszczególnych pracowników. W zależności od ich profilu składkowego oraz wysokości ubezpieczenia wypadkowego na danym stanowisku pracy.

Jeśli zdecydujemy się zatrudnić wykonawcę na umowę zlecenie, w wysokości brutto 2600 zł, koszt ponoszony przez zleceniodawcę będzie bardzo zróżnicowany. W zależności od wysokości składek, jakie trzeba będzie płacić za danego wykonawcę. Może się on wahać od do 2600 zł aż do 3132,48 zł. Od składek zależeć będzie również wynagrodzenie netto danego wykonawcy.

Gdy z danym wykonawcą zawarto umowę o dzieło w wysokości 2600 zł brutto, pracownik otrzyma do ręki 2246 zł. Natomiast zamawiający poniesie koszt w wysokości 2600 zł. Nieco inaczej będzie wyglądać sytuacja, w której wykonawca dzieła jest również zatrudniony na umowę o pracę u zlecającego dzieło. Wówczas koszt kontraktu będzie taki sam, jak umowy o pracę.

Która opcja będzie najbardziej korzystna?

Wszystkie trzy typy umów dotyczą nieco innych stosunków pomiędzy pracodawcą/zlecającym a pracownikiem/wykonawcą. Aby je zawrzeć, wymagane są różne formalności, a pracodawcy ponoszą bardzo zróżnicowane koszty składek. Najkorzystniejsza jest dla nich umowa o dzieło. Jednak można ją stosować tylko w bardzo ograniczonym zakresie. W przypadku umów zlecenia warto sprawdzić, który zleceniobiorca wygeneruje najniższe koszty umowy. Gdyż będzie to zależne od profilu składek obowiązkowych na rzecz danego wykonawcy.