Już wkrótce fakturowanie z wykorzystaniem KSeF stanie się obowiązkowe
Proces wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i nakładania na firmy obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem tego narzędzia jest rozłożony na kilka etapów. Od połowy 2024 r. czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur z wykorzystaniem scentralizowanego, elektronicznego narzędzia, jakim jest KSeF. Pół roku później zostaną nim objęte także podmioty zwolnione z VAT. Przypominamy najważniejsze daty z historii wprowadzania tego systemu w Polsce.
Okres testów – przed 1 stycznia 2022 r.
Pierwszym etapem wprowadzania KSeF były testy tego narzędzia, prowadzone z udziałem podatników, którzy się do nich zgłosili.
Okres dobrowolnego korzystania z KSeF – od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2024 r.
Obecnie firmy korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur na zasadzie dobrowolności. Faktura wystawiona w KSeF jest jedną z kilku dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, a w obiegu gospodarczym nadal funkcjonują także faktury papierowe i faktury online wystawiane poza KSeF (na przykład przesyłane do kontrahenta w formacie PDF jako załącznik do wiadomości e-mail).
Sprzedawca, który już dziś chciałby wystawiać e-faktury w KSeF, nie potrzebuje do tego zgody nabywcy towarów czy usług. Musi z nim natomiast uzgodnić sposób dostarczania tych dokumentów. Nabywca może korzystać z dostępu do faktur online, po zalogowaniu się do KSeF, jednak zależy to tylko od jego decyzji. Jeżeli nabywcy taka forma dostępu do faktur nie odpowiada, to strony muszą uzgodnić inny sposób przekazywania dokumentów. Docelowo wymóg uzyskania zgody odbiorcy na otrzymywanie faktur przez KSeF będzie zniesiony, a faktura poprawnie wprowadzona do systemu będzie uznawana za dostarczoną niezależnie od tego, czy odbiorca faktycznie zapozna się z jej treścią.
Zachętą, by już dziś całościowo przejść na fakturowanie z KSeF, jest bonus w postaci krótszego oczekiwania na zwrot VAT. Wystawca faktur, który się na na to zdecyduje, a jednocześnie spełni dodatkowe warunki, będzie otrzymywał zwrot VAT w terminie 40 dni zamiast standardowych 60 dni.
Okres dobrowolnego korzystania z KSeF można także wykorzystać, by zapoznać się z tym rozwiązaniem “na sucho”. Wciąż dostępne jest środowisko testowe i środowisko przedprodukcyjne (demo) KSeF. Do skorzystania z wersji demo wymagane są faktyczne dane uwierzytelniające, zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. Przesłanie faktury w ramach takich testów nie rodzi obowiązków podatkowych. Korzystanie ze środowisk testowych nie wymaga dokonywania jakichkolwiek zgłoszeń.
Okres obowiązkowego korzystania z KSeF przez niektóre podmioty, z wyjątkami i przepisami przejściowymi – od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.
To moment, w którym dojdzie do najważniejszej zmiany. Przełomową datą we wprowadzaniu Krajowego Systemu e-Faktur będzie 1 lipca 2024 r. Wówczas fakturowanie przy użyciu KSeF stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Podmioty zwolnione z VAT nadal będą miały prawo do podjęcia dobrowolnej decyzji o przejściu na KSeF lub dalszym wystawianiu faktur poza tym systemem.
W tym okresie będzie też obowiązywać inne przejściowe rozwiązania. Choć – co do zasady – duża grupa podmiotów będzie już korzystać z KSeF obowiązkowo, to ten obowiązek nie będzie jeszcze dotyczył wszystkich faktur. Do końca 2024 r. w dotychczasowej formie będzie można wystawiać faktury z kas rejestrujących. Także do końca 2024 r. paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną.
O pół roku odroczone będzie też wejdzie w życie systemu kar za niestosowanie się do obowiązku wystawienia faktur z wykorzystaniem KSeF.
Okres obowiązkowego korzystania z KSeF – od 1 stycznia 2025 r.
1 stycznia 2025 r. zacznie się ostatni etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązkiem korzystania z tego systemu zostaną objęci nawet ci wystawcy faktur, którzy wcześniej byli z niego zwolnieni – a więc podatnicy korzystający z podmiotowego (ze względu na wysokość przychodów) lub przedmiotowego (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności) zwolnienia z VAT.
W docelowym rozwiązaniu także przewidziano pewne wyjątki od zasady, że wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF. Poza tym systemem wciąż będą wystawiane faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz faktury w ramach procedur OSS i IOSS. Obowiązku tego nie będą mieli również podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju
Poza KSeF będą mogły być również wystawiane dokumenty wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów, a więc m.in.:
– faktury w formie jednorazowych biletów potwierdzające uiszczenie opłaty za przejazd autostradą,
– faktury w formie jednorazowych biletów dokumentujące usługę przewozu osób – np. koleją, taborem samochodowym, statkiem, promem, samolotem, śmigłowcem.
Specjalne rozwiązanie przewidziano także dla faktur wystawianych na rzecz zagranicznych podmiotów, które nie posiadają dostępu do KSeF, dlatego nie będą miały dostępu do faktur online. Faktury dla takich podmiotów muszą być również wystawiane z wykorzystaniem KSeF, ale już dostarczenie dokumentu nabywcy musi nastąpić w inny, uzgodniony między stronami sposób.
Źródło: Materiał Partnera