Biała lista podatników

W związku z ochroną finansów publicznych przed wyłudzeniami podatku VAT, wprowadzono funkcjonowanie tzw. “białej listy” dla przedsiębiorców. Lista istnieje już od września 2019 r. Natomiast od stycznia 2020 r. zaczęły obowiązywać kary dla użytkowników, którzy będą z niej nie prawidłowo korzystać. Warto więc przyjrzeć się bliżej, na czym polega to rozwiązanie i jak się nim powinno posługiwać.

Czym jest biała lista podatników?

Mianem białej listy określa się zbiór informacji o podmiotach gospodarczych w Polsce. Można na niej znaleźć m. in. nazwę danej firmy, jej adres, daty rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia lub zakończenia działalności gospodarczej. Również numer NIP, status podatkowy VAT, a przede wszystkim – oficjalnie potwierdzone numery rachunków bankowych lub SKOK danego przedsiębiorstwa. Te wszystkie dane udostępnia Ministerstwo Finansów. Natomiast inne podmioty mogą z nich korzystać przy wykorzystaniu odpowiedniego API, które kontaktuje się z bazą danych ministerstwa.

Celem listy jest możliwość weryfikacji potencjalnych kontrahentów przez innych przedsiębiorców. Baza danych pozwala zarówno na sprawdzenie wszystkich informacji o danej firmie, jak i uproszczoną weryfikację NIP i konta bankowego. Sprawdzenie kontrahenta jest obowiązkowe. Gdyż za wykonanie przelewu na rachunek spoza białej listy firmie grożą spore nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego.

Co grozi przedsiębiorcy za brak weryfikacji kontrahenta?

Samo wystawienie faktury przedsiębiorcy spoza listy nie stanowi problemu. Natomiast sytuacja komplikuje się w momencie, gdy przy wykonywaniu przelewu, konto dostawcy nie jest wykazane na białej liście. W takiej sytuacji, wykonanej transakcji nie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Należy więc liczyć się z tym, że kontrahenci odmówią zapłaty, jeśli konto odbiorcy płatności nie znajdzie się na białej liście.

Co gorsza, przedsiębiorca, który wysłał przelew na konto spoza białej listy, może mieć kłopot z odzyskaniem zwrotu VAT. Z uwagi na niedochowanie tzw. “należytej staranności” w rozliczeniach. Ponadto, w sytuacji gdy kontrahent spoza listy nie wywiąże się z należności związanych z VAT, płatnika dotyczyć będzie odpowiedzialność solidarna za ten podatek. Istnieje jeden sposób na uniknięcie ewentualnej kary. W ciągu 3 dni od wykonania takiego przelewu trzeba donieść na kontrahenta do jego urzędu skarbowego.

Teoretycznie powyższe sankcje dotyczą wyłącznie przelewów związanych z transakcjami na kwoty powyżej 15 tys. zł. Niemniej jednak, trzeba liczyć się z tym, że również przy przelewach niższej wartości na konta bankowe, których nie uwzględnia biała lista podatników, skarbówka może robić problemy przy ubieganiu się o zwrot VAT. Dlatego w miarę możliwości najlepiej wszystkie transakcje wysyłać na zweryfikowane konta.

Jak sprawdzić białą listę w momencie wykonywania transakcji?

Weryfikacja danych kontrahenta w bazie ministerstwa przed dokonywaniem każdego przelewu okaże się dosyć uciążliwa. W związku z tym, niektóre banki polskie wprowadzają możliwość skorzystania z API na rachunkach związanych z kontami firmowymi. Dzięki temu, dane odbiorcy można będzie sprawdzić na bieżąco po wpisaniu ich do formularza przelewu na stronie banku. Na razie taką funkcjonalność swoim klientom udostępnia bank Millennium oraz PKO. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z innych banków, muszą na razie korzystać z przeglądarki Ministerstwa Finansów.

Trzeba pamiętać, że firma kontrahenta musi być obecna na liście w momencie zlecania przelewu. Aby udowodnić skarbówce, że wykonano prawidłową weryfikację, płatnik musi zachować otrzymany przy sprawdzaniu klucz elektroniczny. Czyli unikalny identyfikator, który potwierdza datę wyszukiwania oraz dane śledzonego podmiotu. Można go przechowywać zarówno w formie elektronicznej, jak i drukowanej.

Wprowadzona biała lista podatników dla państwa oznacza dodatkowy sposób na weryfikację podatników. Natomiast dla właścicieli firm – sporą niewygodę, stracony czas i koszty. Nowe przepisy wymagają od drobnych przedsiębiorców założenia rachunku firmowego, o ile wcześniej go nie mieli. Warto więc dokładnie zapoznać się z kruczkami legislacji. Aby uniknąć kłopotów z urzędem skarbowym, lub niechętnymi kontrahentami.